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Attenzione! Perché le troppe riunioni sono diventate un problema
di Beniamino Pagliaro
La Repubblica
Martedì 23 febbraio 2021

Un amico che lavora in una grande società di consulenza mi ha raccontato che ha iniziato a fare un esercizio. Il venerdì, prima di chiudere la giornata, apre la sua agenda e inventa un paio di riunioni nella settimana successiva.

È l'unico modo, a quanto pare, per evitare che il suo tempo sia occupato militarmente da altre riunioni. Non parliamo di vero tempo libero, bensì del suo tempo lavorativo. Ma l'idea che ogni ora, ogni slot, direbbero quelli che pensano male (e dunque parlano male), debba essere riempito può generare dei mostri.

La più preziosa risorsa professionale di ogni lavoratore è la propria attenzione. Allocare male questa risorsa, scarsa per definizione, è un rischio per la propria vita professionale. Se a farlo sono troppe persone, in pericolo c'è l'intera vita aziendale.

L'abuso di riunioni non è un problema nuovo. Un articolo della Harvard Business Review del 2017 – prima del Covid – spiegava che il dirigente medio passa in riunione 23 ore a settimana, mentre negli anni Sessanta le riunioni occupavano meno di 10 ore a settimana. Il confronto con gli anni Sessanta sembra davvero complicato. Ma 23 ore sono comunque un investimento notevole.

L'indagine della Hbr condotta tra 182 manager sentenziava: il 65% del campione dice che per colpa delle riunioni non riesce a completare il proprio lavoro. Il 71% del campione dice che le riunioni sono improduttive e inefficienti. E questo era il mondo prima del lavoro remoto.

Fare una riunione è sempre meglio che lavorare (cit.) ma la pandemia ha senza dubbio accelerato alcune brutte abitudini. L'assenza di incontri casuali in ufficio, la vecchia macchinetta del caffè, ha reso necessario programmare dei momenti per permettere alle persone di confrontarsi, anche soltanto per chiacchierare, per esempio per far entrare nella squadra dei nuovi colleghi assunti da remoto. Tutto giusto.

La crescita di Zoom, Teams e simili, registra la tendenza. Come sempre, la tecnologia nasce neutrale e poi incontra l'essere umano, che ne abusa per motivazioni variegate. Così alle riunioni che nascevano con una vera motivazione, un titolo, un obiettivo, si aggiungono le riunioni periodiche per non far sentire nessuno abbandonato, quelle per esaltare l'ego di un dirigente, quelle per assecondare un potenziale cliente. Le giornate si allungano: il tempo risparmiato non viaggiando verso l'ufficio è stato spesso recuperato in minuti aggiuntivi passati davanti al computer. Non ci sono ancora statistiche approfondite sulla questione, ma l'aneddotica sembra confermare.

Uno studio della scuola di management di Anversa ha calcolato che in Belgio ogni azienda perde 2.500 euro all'anno per ogni dipendente a causa delle riunioni inutili. È il costo del tempo che avrebbero potuto utilizzare in modo diverso.

In molte aziende, soprattutto le più evolute, le agende dei colleghi sono visibili. La prassi è che i colleghi possano prenotarsi l'un l'altro per una call, magari per fare buona figura, o perché hanno davvero bisogno di una mano. Così l'unica fuga è apparire molto occupati. Ma è chiaro che nemmeno fingere di essere impegnati possa essere una strategia credibile.

Tre caratteristiche tipiche delle cattive riunioni, secondo la Hbr, vanno riconosciute da lontano: sono troppo frequenti, posizionate nel momento sbagliato della giornata, condotte in modo inadeguato.

Partiamo da una situazione critica ma è possibile cambiare. Si può lavorare (e vivere) meglio. Provo a elencare alcuni punti da cui partire – e sono sicuro che anche tu avrai degli spunti (li aspetto via email a b.pagliaro@repubblica.it, se vorrai).
  • Ogni riunione deve nascere con un obiettivo. L'obiettivo deve essere chiaro ai partecipanti, che dovranno arrivare preparati;
  • L'elenco dei partecipanti non è una gara di bellezza: a volte è meglio non essere in troppi;
  • La delega deve valere anche per le call: non sempre è necessario che più colleghi dello stesso team partecipino alla riunione;
  • Redigere una sorta di verbale della riunione (solo per quelle più importanti) è faticoso ma consente di evitare la dittatura della contemporaneità e permette di tenere traccia degli impegni presi nel tempo;
  • La durata della riunione e l'orario della stessa vanno scelti con attenzione. Ci sono riunioni che possono essere svolte in 40 minuti, in quel caso sarà bene non occupare l'intera ora;
  • Un leader insicuro non sarà più sicuro se prende la parola in ogni maledetta riunione. Il mero fatto di partecipare a una call non significa che si debba "dire la propria!” ad ogni costo. Il costo è il tempo altrui;
  • In ogni caso, le prove microfono si fanno prima della call, e l'inizio è puntuale, perché su Zoom non c'è il quarto d'ora accademico.
Se guardi la prossima riunione dopo aver letto questi sette punti potresti iniziare a riorganizzare la settimana. Se non funziona, un modo estremo di pensare al nostro tempo è quello di assegnare a ogni ora un valore economico. Il salario medio orario in Italia è di 11,2 euro. Prima di fare una riunione da un'ora e mezza con dieci persone, pensa a mettere da parte 168 euro dal tuo budget.

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Nota: il contenuto del documento deve essere interpretato in relazione al periodo in cui è stato redatto.


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