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Se le riunioni sono lunghe o inutili: così le aziende tagliano i meeting
di Irene Maria Scalise
Affari & Finanza - La Repubblica
Lunedì 20 novembre 2017

Il maestro indiano Pattabhi Jois quando insegnava Ashtanga Vinyasa Yoga a Mysore diceva ai suoi allievi: «Lo yoga è 99 per cento pratica e 1 per cento teoria». Ed è forse la stessa filosofia che anima molte aziende che hanno deciso di tagliare la lunghezza delle proprie riunioni. Mai più una o due ore chiusi in un claustrofobico box. Anche trenta minuti sono troppi. È sicuramente d'accordo l'economista e teorico sociale Thomas Sowell che ha più volte affermato: «Le persone a cui piacciono le riunioni non dovrebbero avere alcuna responsabilità». Via libera dunque ai 5 minuti di meeting (con il turbo) proposti da molti uffici e raccontato in un recente editoriale del Wall Street Journal. Il giornale inglese spiega come Aaron Shapiro, amministratore delegato di Huge Inc., agenzia digitale newyorkese da 1500 dipendenti, ha sdoganato delle riunioni da 300 secondi netti. Al posto della pomposa sala conferenze, in cui propone mini meeting volanti. Stesso discorso per i dipendenti dell'agenzia Scrum50.
La giornata di Scrim50 comincia con incontri mattutini che si esauriscono tra i quattro e i sei minuti. Spiega Chris Parker, uno dei responsabili del marketing digitale: «Se arrivi cinque o sei minuti di ritardo, l'hai già persa». Vantaggi immediati? «Si riesce a controllare l'ego già sulla porta». Il WSJ riporta anche la testimonianza di David Foster, Ceo di LaneTerralever, agenzia digitale di Phoenix: «L'agenzia ha squadre di 25 dipendenti che s'incontrano ogni mattina per aggiornamenti rapidi su decine di progetti in cui le persone parlano tipicamente da 15 a 30 secondi alla volta». E il tempo di un caffè è quello ritenuto necessario da Charlie Kim direttore generale di 121Nexus, sviluppatore di software di Boston. Kim usa la formula "riunioni fulmine" e quando i venditori gli chiedono 30 minuti per il caffè, gli risponde che 10 sono più che sufficienti. La nuova filosofia si basa su una domanda secca: «È davvero utile una riunione XXL?». Se la risposta è no per ridurre le lungaggini sono in molti a suggerire le riunioni in piedi. Promossa anche da Zuckerberg, la mancanza di comodità costringe automaticamente a premere sull'acceleratore. Altro trucco è quello di cominciare sempre in orario. Aspettare i ritardatari, infatti, costringe a dilatare i tempi complessivi. Rispettare l'agenda dell'incontro è un'altra priorità: inviando ai partecipanti con un discreto anticipo l'ordine del giorno del menù in discussione si arriva tutti più preparati. La riunione va convocata su temi ben precisi a cui i partecipanti devono arrivare già pronti a dare un contributo utile. Infine offrire soluzioni. Chi espone solo problemi allunga inutilmente i tempi. Fondamentale: limitare il numero dei partecipanti. Troppe persone aumentano la confusione e spostano l'obiettivo. Anche Steve Jobs allontanava i partecipanti inutili e l'amministratore delegato di Google, Larry Page, sostiene che ad una riunione non possono partecipare più di dieci persone. I più radicali sostengono che una stessa persona non può fare due cose contemporaneamente: o partecipa a una riunione o lavora. Come se le due attività fossero inconciliabili. E portano dei numeri a sostegno della loro teoria: in America si sprecano 37 miliardi di dollari in meeting fallimentari. E si brucia il 15% del tempo lavorativo totale. Il 92% dei partecipanti ammette di fare altro durante un meeting. Più precisamente il 41% ha ammesso di dedicarsi ad altre attività per "tutto" il tempo. E il 69% controlla le mail per gran parte del tempo. Per non parlare dei partecipanti in remoto. Se il contatto avviene per telefono la distrazione è assicurata. Il 57% fa altro durante le chiamate vocali. Una soglia che scende precipitosamente al 4% durante le video chiamate. Tra i trucchi per accelerare c'è anche la possibilità di mettere una sveglia, o una clessidra, per stabilire la fine del tempo di un intervento. Nelle lungaggini bisogna distinguere da paese a paese. Secondo quanto riporta il Cerimoniale.it americani e canadesi ritengono fondamentale scaldare l'ambiente con qualche battuta o aneddoto, svedesi e finlandesi lo giudicherebbero inutile. Gli italiani non vedono l'ora di divagare. Gli asiatici, in testa Cina, Taiwan, Malaysia e Singapore, non ritengono che la riunione sia l'opportunità per un brainstorming, si ascolta e basta. Una ricerca di Epson e del Centro Business & Economia (CEBR) ha dimostrato come ridurre le perdite di tempo in riunione nel Regno Unito potrebbe far risparmiare 25 miliardi di sterline l'anno (un punto e mezzo di Pil). Altro punto dolente delle riunioni è il telefonino acceso. Una ricerca della BBC avverte come i cinesi sono telefonino dipendenti più di noi: ne portano più di uno in riunione e non si vergognano di compulsarlo di continuo. In Italia non viene spento mai; i più avveduti inseriscono la vibrazione e spesso qualcuno scompare sotto il tavolo tra i sussurri.

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Nota: il contenuto del documento deve essere interpretato in relazione al periodo in cui è stato redatto.


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